สำเนาบัตรประชาชนเป็นเอกสารที่เราส่งให้คนอื่นบ่อยที่สุด ทั้งสมัครงาน เปิดบัญชี หรือยื่นเรื่องต่าง ๆ ถ้าเซ็นไม่รัดกุม สำเนาอาจถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ได้ บทความนี้สรุปวิธีเซ็นตามคำแนะนำของหน่วยงานรัฐ และบอกว่าเมื่อไรคุณไม่จำเป็นต้องให้สำเนาเลย
6 ข้อตามคำแนะนำกรมการปกครอง
กรมการปกครองแนะนำไว้ในบทความ "เมื่อต้องใช้สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน" (30 มกราคม 2563) สรุปได้ดังนี้
- ถ่ายสำเนาเฉพาะด้านหน้าบัตร
- ขีดเส้นคู่ขนาน จากมุมล่างซ้ายไปมุมบนขวา
- เขียนว่าใช้เพื่ออะไร ลงท้ายด้วยคำว่า "เท่านั้น" และใส่เครื่องหมาย # ปิดหัวท้ายข้อความ เช่น #ใช้สมัครงานบริษัท ก เท่านั้น#
- ระบุวัน เดือน ปี กำกับทุกครั้ง
- รับรองสำเนาถูกต้อง พร้อมลงลายมือชื่อ ทับรูปถ่าย เพื่อป้องกันการเปลี่ยนรูป
- ใช้ปากกาหมึกสีดำ ลงลายมือชื่อ
คำแนะนำจากหน่วยงานอื่นที่ควรรู้
หน่วยงานรัฐอื่นแนะนำไปในทางเดียวกัน แต่ต่างกันเล็กน้อยเรื่องตำแหน่งเส้น
- สำนักงานกิจการยุติธรรม: ขีดเส้นทแยง 2 เส้น แต่อย่าให้ทับข้อมูลบนหน้าบัตร และเขียนคำว่า "สำเนาถูกต้อง" พร้อมลงลายมือชื่อ
- ศูนย์ต่อต้านข่าวปลอม: เขียน "ใช้เพื่อ…เท่านั้น" ระหว่างเส้น ปิดหัวท้ายด้วย # หรือ * และไม่ขีดทับใบหน้า
- กรมประชาสัมพันธ์ (อ้างอิงข้อมูลจาก สคบ.): เขียนรายละเอียดกำกับ ระบุวันที่ ขีดเส้นคู่ขนานคร่อมสำเนา และใช้ปากกาดำ
หลักร่วมกันคือ ผู้รับต้องอ่านข้อมูลที่จำเป็นได้ แต่สำเนานั้นต้องเอาไปใช้เรื่องอื่นได้ยาก
ทำสำเนาจากมือถือ โดยไม่ต้องอัปโหลดรูปบัตร
เครื่องมือ ทำสำเนาบัตรประชาชน ทำตามคำแนะนำข้างต้นให้อัตโนมัติ
- ถ่ายรูปด้านหน้าบัตรบนพื้นเรียบ ให้เห็นครบ 4 มุม
- ลากจุด 4 มุมให้ตรงกับมุมบัตร ระบบจะดึงภาพให้ตรง
- พิมพ์ว่าใช้สำหรับอะไร วันที่ และเพิ่มลายเซ็น
- ได้สำเนา A4 ขนาดเท่าบัตรจริง มีเส้นคู่ขนาน ข้อความ #…เท่านั้น# และลายเซ็นทับส่วนล่างของรูป ด้วยหมึกสีดำ
รูปบัตรของคุณ ไม่ถูกอัปโหลด ทุกขั้นตอนทำในเบราว์เซอร์และถูกล้างหลังดาวน์โหลด ถ้าต้องส่งเอกสารอื่นที่มีเลขบัตร ใช้ ปิดบังข้อมูลใน PDF ก่อนส่ง
หน่วยงานรัฐยังเรียกสำเนาได้ไหม
มีมาตรการและกฎหมายที่ลดการเรียกสำเนาจากประชาชนมาหลายปีแล้ว
- มติคณะรัฐมนตรี 2 ตุลาคม 2561 ให้หน่วยงานของรัฐฝ่ายบริหารไม่เรียกสำเนาเอกสารที่ทางราชการออกให้ ประชาชนไม่ต้องนำสำเนามาเองและไม่ต้องลงนามรับรอง ให้ใช้เลขประจำตัวประชาชนเข้าถึงข้อมูลแทน มาตรการระยะแรกต้องพร้อมภายใน 5 พฤศจิกายน 2561
- ประกาศกรมการปกครอง (30 กันยายน 2564) ยกเลิกการเรียกสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านในงานของกรมการปกครอง ถ้าจำเป็นต้องมีสำเนา ให้เจ้าหน้าที่ทำเองโดยไม่เก็บค่าใช้จ่าย ยกเว้นกรณี มอบอำนาจ ที่ผู้รับมอบยังต้องยื่นสำเนาบัตรของผู้มอบที่รับรองแล้ว
- พ.ร.บ.การอำนวยความสะดวกในการพิจารณาอนุญาตและการให้บริการแก่ประชาชน พ.ศ. 2569 มาตรา 11 กำหนดว่ากฎของหน่วยงานรัฐต้องไม่ให้ประชาชนแสดงหรือส่งต้นฉบับหรือสำเนาเอกสารที่หน่วยงานนั้นออกเองหรือมีอยู่แล้ว มีข้อยกเว้นเมื่อจำเป็นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง และถ้าต้องใช้สำเนาหลายชุด เจ้าหน้าที่ต้องทำเอง หนังสือเวียนของสำนักงาน ก.พ.ร. ระบุว่ากฎหมายนี้มีผลใช้บังคับทั้งฉบับวันที่ 4 มกราคม 2570
กฎเหล่านี้ใช้กับ หน่วยงานของรัฐ เอกชน เช่น ธนาคารหรือบริษัทที่รับสมัครงาน ยังอาจขอสำเนาได้ เมื่อต้องให้ ก็เซ็นตามวิธีข้างต้นทุกครั้ง
หมายเหตุ
ข้อมูลในบทความนี้มาจากเอกสารของหน่วยงานรัฐที่เปิดอ่านเมื่อ 27 กันยายน 2569 เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย