หาก DOCX ดูถูกต้องใน Word แต่ PDF มีจำนวนหน้าต่างไปหรือข้อความเลื่อน ให้ เทียบต้นฉบับกับตัวอย่างก่อนพิมพ์และไฟล์ที่บันทึกจริง เพื่อหาว่าความต่างเริ่มเกิดตรงไหน
เริ่มจากฟอนต์
Microsoft อธิบายว่าการฝังฟอนต์ช่วยลดปัญหาฟอนต์และการจัดหน้าเปลี่ยนเมื่อแชร์เอกสาร แต่ฟอนต์บางชนิดมีข้อจำกัดการฝัง คุณจึงไม่ควรคาดหวังว่าผู้รับหรือตัวแปลงทุกตัวจะมีฟอนต์เดียวกับต้นฉบับ
ทีมงานแนะนำให้เปิดไฟล์ในโปรแกรมต้นทาง ตรวจว่าฟอนต์ไทยแสดงครบ และใช้ตัวเลือกฝังฟอนต์เมื่อรุ่นโปรแกรมและสิทธิ์ของฟอนต์รองรับ หากเปลี่ยนไปใช้ฟอนต์อื่น ให้ตรวจการตัดบรรทัดและจำนวนหน้าใหม่ด้วย
วิธีบันทึกผ่าน FileMyLove
เปิด Word เป็น PDF เลือกไฟล์ DOCX แล้วเริ่มสร้าง PDF เว็บไซต์จัดหน้าในเบราว์เซอร์และเปิดหน้าพิมพ์ จากนั้นเลือกปลายทาง บันทึกเป็น PDF ตามชื่อเมนูของเบราว์เซอร์หรือระบบที่ใช้
ตรวจตัวอย่างก่อนบันทึก โดยเฉพาะหน้าที่มีตารางกว้าง รูปภาพ หัวกระดาษ และเชิงอรรถ ขั้นตอนนี้ไม่ได้ใช้ Word โดยตรง จึงไม่รับประกันว่าระยะจัดวางจะเหมือนโปรแกรมต้นทางทุกจุด
ไฟล์ .doc รุ่นเก่าต้องเปิดในโปรแกรมที่รองรับแล้วบันทึกเป็น .docx ก่อน การเปลี่ยนชื่อท้ายไฟล์อย่างเดียวไม่ใช่การแปลง
แยกอาการเพื่อแก้ให้ตรงจุด
| อาการ | สิ่งที่ทีมงานแนะนำให้ตรวจ |
|---|---|
| ภาษาไทยเป็นสี่เหลี่ยมหรือรูปอักษรต่าง | ฟอนต์ในต้นฉบับและความครบของตัวอักษร |
| จำนวนหน้าเพิ่มหรือบรรทัดเลื่อน | ฟอนต์ ขนาดกระดาษ และระยะขอบในตัวอย่างก่อนพิมพ์ |
| ตารางตกขอบหรือรูปขยับ | หน้าที่มีปัญหาเทียบกับ Word และการตั้งค่าพิมพ์ |
| มี URL หรือวันที่ที่ไม่ต้องการบนกระดาษ | ตัวเลือกหัวกระดาษและท้ายกระดาษของหน้าพิมพ์เบราว์เซอร์ หากมี |
ตารางนี้เป็นจุดเริ่มตรวจ ไม่ใช่คำวินิจฉัยว่าฟอนต์เป็นสาเหตุของทุกกรณี ควรเปลี่ยนทีละค่าแล้วดูผลเพื่อไม่ให้แก้หลายจุดจนตามสาเหตุไม่ทัน
เมื่อจำเป็นต้องรักษาการจัดหน้าอย่างเคร่งครัด
ถ้ามี Word ที่เปิดต้นฉบับได้ถูกต้องอยู่แล้ว ทีมงานแนะนำให้ลองบันทึกหรือส่งออก PDF จากโปรแกรมนั้นโดยตรงก่อน Microsoft มีขั้นตอน Save As หรือ Export PDF ในแอป Office จากนั้นเปิด PDF ที่ได้เพื่อตรวจ ไม่ใช่ตรวจเฉพาะ DOCX
ให้เทียบจำนวนหน้า หัวตาราง เลขหน้า ชื่อ และตัวเลขสำคัญ ทั้งยังควรเก็บ DOCX ไว้สำหรับแก้ไข หากกำลังเลือกชนิดเอกสารอื่น อ่าน คู่มือแปลงไฟล์เอกสาร ซึ่งอธิบายความต่างของโครงสร้างแต่ละรูปแบบ
