ได้ไฟล์ .odt มาแต่เปิดใน Word แล้วหน้าตาเพี้ยน อยากแปลงรายงานเป็น EPUB ไว้อ่านบนมือถือ หรือต้องส่ง Word เป็น PDF ให้หน่วยงาน บทความนี้อธิบายว่าไฟล์เอกสารแต่ละชนิดคืออะไร ทำไมแปลงแล้วหน้าตาเปลี่ยน และควรส่งไฟล์แบบไหน
สรุปสั้น ๆ
- ส่งให้คนอื่นอ่าน หรือยื่นหน่วยงาน ส่งเป็น PDF หน้าตาเหมือนกันทุกเครื่อง
- ส่งให้คนอื่นแก้ต่อ ส่งเป็นชนิดที่อีกฝ่ายใช้ เช่น DOCX สำหรับ Word หรือ ODT สำหรับ LibreOffice
- แปลงสลับชนิด ใช้ แปลงไฟล์เอกสาร แปลง Word, ODT, RTF, EPUB, HTML, Markdown และ TXT สลับกัน หรือเป็น PDF ส่วน Excel แปลงเป็น PDF หรือ CSV ได้
การแปลงทำในเบราว์เซอร์ ไฟล์ไม่ถูกอัปโหลด
ไฟล์เอกสารแต่ละชนิดคืออะไร
| ชนิด | คืออะไร |
|---|---|
| DOCX | รูปแบบ Office Open XML ตามมาตรฐาน ECMA-376 (ISO/IEC 29500) เป็นค่าเริ่มต้นของ Word รุ่นใหม่แทน .doc Microsoft ระบุว่าใช้การบีบอัดแบบ zip ไฟล์เล็กลงได้ถึง 75% ในบางกรณี |
| ODT | รูปแบบ OpenDocument ของ OASIS ออกแบบให้ไม่ผูกกับโปรแกรมหรือระบบใด ใช้กับ LibreOffice และ OpenOffice |
| RTF | Microsoft อธิบายว่าเป็นวิธีเข้ารหัสข้อความที่จัดรูปแบบแล้วและรูปภาพ เพื่อใช้ส่งต่อระหว่างโปรแกรมและระหว่างระบบปฏิบัติการ |
| EPUB | W3C อธิบายว่าเป็นรูปแบบสำหรับเผยแพร่หนังสือและเอกสารดิจิทัล รวมเนื้อหาเว็บ (HTML, CSS, SVG) ไว้ในไฟล์เดียว และโดยปกติข้อความจะไหลปรับตามขนาดหน้าจอ |
| Markdown | John Gruber อธิบายว่าเป็นการเขียนข้อความธรรมดาที่อ่านง่าย เขียนง่าย แล้วแปลงเป็น HTML ได้ ข้อกำหนด CommonMark ระบุว่าเดิมไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจน แต่ละโปรแกรมจึงตีความต่างกันบ้าง |
| Microsoft แนะนำให้ใช้เมื่อต้องการไฟล์ที่ดูเหมือนกันบนคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ |
ทำไมแปลงแล้วหน้าตาเปลี่ยน
แต่ละรูปแบบเก็บการจัดหน้าได้ไม่เท่ากัน
- Word กับ ODT: Microsoft ระบุว่าไฟล์ .odt เปิดใน Word ได้ แต่อาจเห็นการจัดรูปแบบต่างไป และบางความสามารถของ Word ไม่มีใน .odt เช่น เมื่อบันทึกเป็น .odt การติดตามการแก้ไข (Track Changes) ทั้งหมดจะถูกยอมรับ และบรรณานุกรมกลายเป็นข้อความธรรมดา
- ตัวแปลง pandoc ที่เราใช้ ระบุในคู่มือว่าพยายามเก็บ โครงสร้าง ของเอกสาร เช่น หัวข้อ รายการ ตาราง แต่ไม่เก็บรายละเอียดการจัดหน้าอย่างขนาดระยะขอบ และตารางที่ซับซ้อนอาจไม่ตรงกับแบบเอกสารของ pandoc จึงไม่ควรคาดหวังการแปลงที่สมบูรณ์แบบทุกคู่
- EPUB ออกแบบให้ข้อความไหลตามหน้าจอ หน้ากระดาษแบบเดิมจึงไม่คงอยู่
ถ้าต้องการหน้าตาเหมือนต้นฉบับทุกจุด ให้บันทึกเป็น PDF จากโปรแกรมที่สร้างไฟล์นั้นเอง
แปลง Word และ Excel เป็น PDF
- เปิด แปลงไฟล์เอกสาร แล้วเลือกไฟล์
- เลือก PDF แล้วกดสร้าง หน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์จะเปิดขึ้น
- เลือกปลายทางเป็น "บันทึกเป็น PDF" วิธีนี้ทำให้ภาษาไทยแสดงถูกต้อง และข้อความใน PDF คัดลอกได้
Excel: ทุกชีตที่มีข้อมูลและไม่ได้ซ่อนไว้จะพิมพ์ต่อกัน ชีตละหน้าใหม่ ตามแนวกระดาษและระยะขอบที่ตั้งไว้ในไฟล์ ถ้าตั้งพื้นที่พิมพ์ไว้จะพิมพ์เฉพาะส่วนนั้น
ข้อควรรู้เรื่องฟอนต์: Microsoft ระบุว่าถ้าไฟล์ใช้ฟอนต์ที่ฝังใน PDF ไม่ได้ โปรแกรมอ่าน PDF อาจใช้ฟอนต์อื่นแทน และการส่งเป็น PDF อย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าผู้รับจะแก้ไฟล์ไม่ได้
ถ้าต้องรวมหลายไฟล์เป็น PDF ไฟล์เดียว ใช้ รวมไฟล์ PDF ต่อ ส่วนการแปลงกลับจาก PDF เป็น Word ดูที่ PDF เป็น Word
หน่วยงานรัฐรับไฟล์แบบไหน
มาตรฐานของสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (สพร.) ว่าด้วยแนวปฏิบัติกระบวนการทางดิจิทัลภาครัฐ ระบุว่าไฟล์ที่ประชาชนส่งมาใช้รูปแบบใดก็ได้ที่ใช้กันทั่วไป เช่น PDF, TIFF, JPEG, PNG หรือ BMP ตราบที่เจ้าหน้าที่อ่านได้ชัดเจนใกล้เคียงต้นฉบับ และแนะนำให้หน่วยงานทำแบบฟอร์มเป็น PDF ที่กรอกข้อความได้ อย่างไรก็ตาม แต่ละระบบอาจกำหนดชนิดไฟล์เอง ให้อ่านประกาศของระบบที่จะยื่นทุกครั้ง
ไฟล์รุ่นเก่า
Microsoft อธิบายว่า Word รุ่นใหม่บันทึกเป็น .docx เป็นค่าเริ่มต้นแทน .doc ตัวแปลงของเรายังเปิด .doc และ .ppt รุ่นเก่าไม่ได้ ให้เปิดใน Word, PowerPoint หรือ Google Docs, Slides แล้วบันทึกเป็น .docx หรือ .pptx ก่อน ส่วน .xls เปิดได้แล้ว อ่านเพิ่มที่ ไฟล์ .xls กับ .xlsx ต่างกันยังไง
หมายเหตุ
ข้อมูลในบทความนี้มาจาก Ecma International, OASIS, W3C, CommonMark, เว็บไซต์ของ John Gruber, หน้าช่วยเหลือและเอกสารข้อกำหนดของ Microsoft, คู่มือ pandoc และมาตรฐานของสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล ที่เปิดอ่านเมื่อ 30 กันยายน 2569
