ถ้าตารางใน Excel มีข้อมูลครบ แต่ PDF ขาดแถวท้ายหรือคอลัมน์ด้านขวา ให้ตรวจ พื้นที่พิมพ์และสถานะซ่อนในไฟล์ต้นฉบับ ก่อนแปลงซ้ำ การดาวน์โหลดใหม่ด้วยไฟล์เดิมอาจได้ผลเหมือนเดิม
พื้นที่พิมพ์มีผลอย่างไร
Microsoft อธิบายว่า Print Area กำหนดช่วงเซลล์ที่จะพิมพ์และบันทึกไปกับสมุดงานได้ ตัวอย่างเช่น ตารางเพิ่มถึงแถว 80 แต่พื้นที่พิมพ์ยังจบที่แถว 50 ข้อมูลส่วนที่เพิ่มอาจไม่อยู่ในเอกสารพิมพ์
FileMyLove ใช้พื้นที่พิมพ์ที่อ่านได้จากไฟล์ และข้ามชีต แถว หรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ สำหรับ XLSX ที่กำหนดหลายช่วงแยกกัน ระบบอ่านช่วงแรก จึงไม่ควรคาดหวังผลเหมือนการพิมพ์หลายพื้นที่ใน Excel ทุกกรณี
แยกอาการก่อนแก้
| อาการ | จุดที่เราแนะนำให้ตรวจ |
|---|---|
| แถวท้ายหาย | ขอบเขต Print Area และแถวที่ซ่อน |
| บางคอลัมน์หาย | ช่วงคอลัมน์ที่พิมพ์และสถานะซ่อน |
| หายทั้งชีต | ชีตนั้นถูกซ่อนหรือไม่ |
| ข้อมูลครบแต่ตัวเล็ก | ความกว้างตารางและหน้าตัวอย่างพิมพ์ |
เว็บจัดตารางลง A4 และย่อให้เหมาะกับความกว้างหน้า การลดตัวอักษรไม่ใช่วิธีนำข้อมูลนอกพื้นที่พิมพ์กลับมา และตารางกว้างมากควรจัดใหม่ในต้นฉบับก่อนส่ง
เตรียมสำเนาสำหรับส่งงาน
- เก็บต้นฉบับและทำสำเนาที่ใช้ส่งออกโดยเฉพาะ
- เปิดดูชีต แถว และคอลัมน์ที่ต้องการส่ง อย่ายกเลิกการซ่อนทั้งหมดโดยไม่ตรวจเนื้อหา
- ใน Excel ตรวจเมนู Page Layout → Print Area แล้วกำหนดช่วงใหม่ หรือ Clear Print Area หากต้องการล้างขอบเขตเดิม
- บันทึกไฟล์ ใช้ แปลงเอกสาร เลือก PDF แล้วตรวจหน้าตัวอย่างก่อน Save as PDF
- เปิด PDF ที่บันทึกแล้ว เทียบหัวตาราง รายการแรก รายการสุดท้าย และยอดรวมกับสำเนาต้นทาง
ถ้าต้องคงพื้นที่พิมพ์หลายช่วงหรือรูปแบบซับซ้อน ให้ส่งออกจากโปรแกรมต้นทางที่รองรับและตรวจผลอีกครั้ง
ข้อมูลหายกับค่าผิดเป็นคนละปัญหา
หากแถวอยู่ครบแต่ค่าตัวเลขไม่ตรง ให้อ่านเรื่อง ผลสูตรที่บันทึกไว้ใน Excel เพิ่มเติม เว็บไม่ได้คำนวณสูตรใหม่ให้ อย่าใช้เพียงจำนวนหน้าเป็นหลักฐานว่ารายงานถูกต้อง
ถ้าต้องการส่งข้อมูลตารางต่อแทนหน้ากระดาษ ดู Excel หลายชีตเป็น CSV และตกลงกับผู้รับก่อนเปลี่ยนรูปแบบไฟล์
