PDF สองคอลัมน์ดูถูกต้องในโปรแกรมอ่าน แต่แปลงเป็น Word แล้วประโยคจากด้านขวาแทรกกลางข้อความด้านซ้าย ข้อความครบไม่ได้แปลว่าลำดับการอ่านถูก ควรตรวจเนื้อหาต่อเนื่องก่อนนำฉบับแปลงไปแก้หรือส่งต่อ
ทำไมตำแหน่งถูกแต่เรื่องราวไม่ต่อกัน
Microsoft อธิบายว่า PDF เก็บตำแหน่งข้อความและภาพ แต่ไม่ได้มีข้อมูลความสัมพันธ์ เช่น ย่อหน้า ตาราง หรือคอลัมน์ครบเสมอ ตัวแปลงจึงต้องตีความโครงสร้างจากข้อมูลที่มี
FileMyLove จัดข้อความ ตาราง และภาพจากตำแหน่งบนหน้าเพื่อสร้าง Word ไม่ได้มีช่องให้ผู้ใช้กำหนดลำดับคอลัมน์เองหรือรับประกันการอ่านของทุกเลย์เอาต์ กล่องคำอธิบายที่วางข้างเนื้อหาจึงเป็นจุดที่ควรตรวจเพิ่ม
ตรวจทีละส่วนแทนการดูจำนวนหน้า
เราแนะนำให้เปิด PDF ต้นฉบับคู่กับ DOCX แล้วเลือกหน้าที่มีรูปแบบซับซ้อนมาตรวจเป็นอันดับแรก
| ส่วนบนหน้า | วิธีตรวจที่แนะนำ |
|---|---|
| คอลัมน์ซ้ายและขวา | อ่านจากต้นจนจบคอลัมน์ตามต้นฉบับ |
| หัวข้อพาดหลายคอลัมน์ | ตรวจว่ายังนำหน้าข้อความที่อธิบาย |
| ภาพกับคำบรรยาย | ตรวจว่าคำบรรยายไม่แทรกกลางประโยค |
| เชิงอรรถหรือหมายเหตุ | แยกจากเนื้อหาหลักและจับคู่เลขอ้างอิง |
การค้นหาคำแล้วพบทุกคำช่วยตรวจการมีอยู่ของข้อความ แต่ไม่ได้ยืนยันลำดับของย่อหน้า
แปลงและจัดฉบับแก้ไข
- เก็บต้นฉบับ แล้วเปิด PDF เป็น Word
- แปลงและเปิด DOCX ในโปรแกรมแก้เอกสาร
- อ่านประโยคต่อเนื่องเทียบต้นฉบับ โดยเฉพาะจุดเปลี่ยนคอลัมน์
- ย้ายย่อหน้าที่สลับและแยกคำบรรยายหรือหมายเหตุที่ปะปน
- อ่านซ้ำหลังแก้ พร้อมตรวจตัวเลข ชื่อเฉพาะ และหัวข้อ
นี่เป็นขั้นตอนตรวจด้วยตนเอง ไม่ใช่ฟังก์ชันจัดคอลัมน์อัตโนมัติในเว็บ ถ้าขอไฟล์ Word ต้นฉบับจากผู้จัดทำได้ ให้เริ่มจากไฟล์นั้นเพื่อลดงานตรวจรูปแบบที่ต้องตีความใหม่
แยกปัญหาหน้ากับปัญหาข้อความ
จัดเรียงหน้า PDF ย้ายหน้าทั้งหน้า ไม่ได้แก้ลำดับข้อความภายในหน้า ส่วน PDF สแกนที่ไม่มีข้อความต้องพิจารณา OCR PDF ก่อน แต่ OCR ก็ไม่ใช่การรับรองว่าลำดับคอลัมน์ถูกแล้ว
ดู คู่มือ PDF เป็น Word และเอกสารอื่น สำหรับการเลือกผลลัพธ์ การแปลงทำในเบราว์เซอร์ ไม่อัปโหลดเอกสาร และควรเก็บ PDF ไว้เทียบจนตรวจเนื้อหาเสร็จ
