เอกสารที่มีข้อความขีดฆ่าและข้อความเพิ่มยังต้องตัดสินใจว่าจะใช้คำใด เก็บ DOCX ฉบับตรวจทานไว้ และตกลงฉบับส่งก่อนแปลงรูปแบบ อย่าใช้หน้าตาที่สะอาดของผลลัพธ์เป็นหลักฐานว่าผู้ตรวจอนุมัติแล้ว
ตัวแปลงอ่านการแก้ไขอย่างไร
Pandoc ระบุว่าตัวอ่าน DOCX มีตัวเลือก accept, reject และ all สำหรับการติดตามการเปลี่ยนแปลง โดยค่าเริ่มต้น accept นำการเพิ่มและลบมาใช้ และไม่เก็บความคิดเห็น
เส้นทางแปลงเอกสารของ FileMyLove ที่อ่าน DOCX ผ่าน Pandoc ไม่ตั้งค่าทับตัวเลือกนี้ และไม่มีช่องเลือก Track Changes บนหน้าจอ ข้อนี้ใช้กับเส้นทางดังกล่าว ไม่ใช่คำรับรองว่าการพิมพ์ PDF หรือโปรแกรมอ่านเอกสารอื่นจะแสดงเหมือนกัน
แยกฉบับทำงานกับฉบับส่ง
| สิ่งที่ต้องเก็บ | แนวทางที่เราแนะนำ |
|---|---|
| ประวัติข้อเสนอแก้ไข | เก็บ DOCX ต้นฉบับตรวจทาน |
| ความคิดเห็นของผู้ตรวจ | ตรวจในโปรแกรมต้นทางก่อนแปลง |
| เนื้อหาที่ตกลงแล้ว | ทำสำเนาฉบับส่งและตรวจข้อความ |
| ไฟล์อีกชนิดสำหรับผู้รับ | แปลงจากสำเนาที่ตกลงแล้ว |
ชื่อไฟล์ที่มีคำว่า final ไม่ยืนยันสถานะการตรวจทาน เราแนะนำให้ตรวจย่อหน้าที่แก้จริง โดยเฉพาะชื่อ ตัวเลข วันที่ และคำปฏิเสธที่เปลี่ยนความหมาย
ขั้นตอนก่อนส่งออก
- สำรองไฟล์ DOCX ที่มีประวัติครบ
- เปิดในโปรแกรมที่ตรวจ Track Changes ได้ และตัดสินใจแต่ละข้อกับผู้เกี่ยวข้อง
- สร้างสำเนาเนื้อหาฉบับส่งโดยไม่เขียนทับประวัติเดิม
- เปิด แปลงเอกสาร เลือกสำเนาและชนิดผลลัพธ์ที่ผู้รับต้องการ
- เปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลด แล้วเทียบย่อหน้าที่เคยแก้กับสำเนาฉบับส่ง
เครื่องมือเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ ไม่ได้อนุมัติข้อเสนอแทนผู้เขียนหรือผู้ตรวจ หากยังต้องให้ผู้อื่นตรวจต่อ ให้ส่งรูปแบบที่เก็บกระบวนการตรวจทานตามที่ทีมตกลงกัน
ตรวจทั้งข้อความและโครงสร้าง
เมื่อเลือก TXT ให้ดู Word เป็น TXT แล้วรูปแบบหาย เพราะข้อความล้วนไม่ใช่สำเนาการจัดหน้า ส่วนงานเปรียบเทียบเอกสารให้อ่าน เปรียบเทียบเอกสารสองฉบับ แต่ผลต่างที่เห็นก็ไม่ใช่การรับรองว่าอนุมัติแล้ว
การแปลงทำในเบราว์เซอร์โดยไม่อัปโหลดเอกสาร เก็บฉบับตรวจทานแยกจากสำเนาส่งออกจนจบงาน
