ต้องส่งสำเนาบัตรหรือเอกสารส่วนตัวเป็นไฟล์ PDF และอยากกำกับว่าใช้เพื่ออะไร หรือต้องส่งเอกสารหลายสิบหน้าที่ผู้รับต้องอ้างถึงเป็นหน้า ๆ บทความนี้อธิบายวิธีใส่ลายน้ำและเลขหน้า พร้อมคำแนะนำจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
สรุปสั้น ๆ
- กำกับวัตถุประสงค์ของเอกสาร ใช้ ใส่ลายน้ำ PDF พิมพ์ข้อความภาษาไทยได้ ปรับความจาง ขนาด และมุม
- ใส่เลขหน้า ใช้ ใส่เลขหน้า PDF เลือกตำแหน่ง รูปแบบ และเลขเริ่มต้น
- กันการแก้ไข ใส่รหัสผ่านต่อด้วย ใส่รหัสผ่าน PDF
ทุกเครื่องมือทำงานในเบราว์เซอร์ ไฟล์ไม่ถูกอัปโหลด
ลายน้ำคืออะไร ทำไมควรใส่
Adobe อธิบายว่าลายน้ำคือข้อความหรือรูปที่ใส่ลงใน PDF เพื่อบอกความเป็นเจ้าของ แสดงแบรนด์ หรือบอกว่าเนื้อหาเป็นความลับ และต่างจากตราประทับตรงที่ฝังอยู่ในหน้า
แม้แต่ศาลยุติธรรมก็ใช้ลายน้ำ ประกาศสำนักงานศาลยุติธรรมเรื่องการยื่นเอกสารทางระบบรับส่งอิเล็กทรอนิกส์ กำหนดให้สิ่งพิมพ์ออกจากระบบต้องมีลายน้ำแสดงสัญลักษณ์ของระบบ พร้อมชื่อผู้พิมพ์และวันเวลาที่พิมพ์
เขียนอะไรในลายน้ำสำเนาเอกสาร
กรมการปกครอง แนะนำวิธีใช้สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนว่า
- ขีดเส้นคู่ขนานจากมุมล่างซ้ายไปมุมบนขวา
- เขียนว่าใช้ "เพื่ออะไร" ลงท้ายด้วยคำว่า "เท่านั้น" และปิดหัวท้ายข้อความด้วยเครื่องหมาย #
- ระบุวัน เดือน ปีกำกับทุกครั้ง
สคบ. (ผ่านกรมประชาสัมพันธ์) แนะนำให้เขียนรายละเอียดกำกับเสมอ เช่น "เพื่อเปิดบัญชีเท่านั้น" ระบุวันที่ใช้เอกสาร และเขียนข้อความทับลงบนสำเนา ส่วน ธนาคารอาคารสงเคราะห์ ยกตัวอย่างข้อความ "ใช้สำหรับ…เท่านั้น" ระบุชื่อธุรกรรมและชื่อธนาคาร
ตัวอย่างข้อความลายน้ำ: #ใช้เพื่อสมัครงานบริษัท ก เท่านั้น 30 ก.ย. 2569#
กรมการปกครองยังระบุว่ามติคณะรัฐมนตรีวันที่ 2 ตุลาคม 2561 ให้หน่วยงานรัฐเลิกเรียกสำเนาบัตรประชาชน ถ้าหน่วยงานรัฐยังขอ ลองถามว่าใช้บัตรตัวจริงแทนได้ไหม ถ้าต้องทำสำเนาบัตร ดูวิธีในบทความ ทำสำเนาบัตรประชาชนให้ปลอดภัย
ใส่ลายน้ำทีละขั้น
- เปิด ใส่ลายน้ำ PDF แล้วเลือกไฟล์
- พิมพ์ข้อความลายน้ำ ค่าเริ่มต้นคือ "สำเนา"
- ปรับความจาง ขนาด และมุม ให้อ่านได้แต่ไม่บังเนื้อหาสำคัญ
- ดาวน์โหลดไฟล์ใหม่ ไฟล์ต้นฉบับไม่ถูกแก้
ข้อจำกัด: ลายน้ำของเราวางเป็นรูปภาพในหน้า ซึ่งช่วยให้ภาษาไทยแสดงถูกต้องทุกเครื่อง แต่ลายน้ำไม่ได้กันการแก้ไข โปรแกรมอย่าง Adobe Acrobat ก็มีเครื่องมือลบลายน้ำ ถ้าต้องการกันการแก้ไข ให้ใส่รหัสผ่านด้วย และส่งเฉพาะเอกสารที่ผู้รับขอจริง
ใส่เลขหน้า
- เปิด ใส่เลขหน้า PDF แล้วเลือกไฟล์
- เลือกตำแหน่ง: บนหรือล่าง ซ้าย กลาง หรือขวา
- เลือกรูปแบบ:
1,1 / 10หรือหน้า 1 - ตั้งเลขเริ่มต้นได้ เช่น เริ่มที่ 3 ถ้ามีหน้าปกสองหน้า แล้วปรับขนาดตัวเลข
- ดาวน์โหลดไฟล์ใหม่
หนังสือราชการใส่เลขหน้าตรงไหน: เราอ่านระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับรวมแก้ไขถึงฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 แล้ว ไม่พบข้อที่กำหนดตำแหน่งเลขหน้าไว้ชัดเจน บางหน่วยงานมีคู่มือของตัวเอง เช่น คู่มือของมหาวิทยาลัยมหามกุฏราชวิทยาลัยให้ใส่เลขหน้าที่มุมขวาบนตั้งแต่หน้าที่ 2 เป็นต้นไป ให้ยึดแบบที่หน่วยงานที่รับเอกสารกำหนด
ส่งเอกสารให้ศาลทาง e-Filing: คู่มือ e-Filing Version 3 สำหรับประชาชน (ฉบับ FEB 2022) กำหนดให้ไฟล์แนบเป็น .pdf, .jpeg หรือ .jpg ขนาดไม่เกิน 1 MB ต่อเอกสาร และรวมกันไม่เกิน 30 MB ถ้าไฟล์ใหญ่เกิน ใช้ ย่อขนาดไฟล์ PDF หรือ แยกไฟล์ PDF
ทำตั้งแต่ใน Word ก็ได้
ถ้าเอกสารต้นทางเป็นไฟล์ Word Microsoft อธิบายว่าใส่ลายน้ำได้ที่ Design > Watermark > Custom Watermark (ออกแบบ > ลายน้ำ) และใส่เลขหน้าแบบ Page X of Y ได้ที่ Insert > Page Number (แทรก > หมายเลขหน้า) แล้วค่อยบันทึกเป็น PDF
หมายเหตุ
ข้อมูลในบทความนี้มาจากเว็บไซต์กรมการปกครอง, กรมประชาสัมพันธ์, ธนาคารอาคารสงเคราะห์, ระเบียบงานสารบรรณฉบับรวมแก้ไขบนเว็บไซต์ปฏิรูปกฎหมาย, คู่มือของมหาวิทยาลัยมหามกุฏราชวิทยาลัย, ประกาศและคู่มือของสำนักงานศาลยุติธรรม และหน้าช่วยเหลือของ Adobe และ Microsoft ที่เปิดอ่านเมื่อ 30 กันยายน 2569
