ได้แบบฟอร์ม PDF มาแต่ไม่อยากพิมพ์ออกมาเขียนด้วยมือ หรือต้องเติมชื่อ วันที่ หรือโลโก้ลงในเอกสาร PDF บทความนี้อธิบายความต่างระหว่างฟอร์มที่มีช่องกรอกกับฟอร์มสแกน วิธีพิมพ์ภาษาไทยลงไฟล์ และข้อควรระวังเรื่องการลบข้อความ
สรุปสั้น ๆ
- ฟอร์มมีช่องให้กรอก ใช้ กรอกแบบฟอร์ม PDF พิมพ์ภาษาไทยลงช่อง ติ๊กช่อง เลือกตัวเลือก
- ฟอร์มสแกน หรือเอกสารทั่วไป ใช้ แก้ไข PDF พิมพ์ข้อความวางตรงไหนก็ได้ ใส่รูปหรือโลโก้ ไฮไลต์ ตีกรอบ และเขียนด้วยปากกา
- ต้องซ่อนข้อมูลลับ อย่าใช้สีขาวทับ ใช้ ปิดบังข้อมูลใน PDF
ทุกเครื่องมือทำงานในเบราว์เซอร์ ไฟล์ไม่ถูกอัปโหลด
ฟอร์มมีช่องกรอก กับฟอร์มแบบแบน ต่างกันยังไง
- ฟอร์มที่มีช่องกรอก (interactive form) ข้อกำหนด PDF 1.7 เรียกว่า AcroForm คือชุดช่องสำหรับรับข้อมูลจากผู้ใช้ Adobe อธิบายว่าฟอร์มแบบนี้มีช่องที่ไฮไลต์ไว้ เช่น ช่องข้อความ ช่องติ๊ก หรือปุ่มตัวเลือก
- ฟอร์มแบบแบน (flat form) Adobe อธิบายว่าคือฟอร์มกระดาษที่สแกนมา หรือ PDF ที่ไม่มีช่องให้กรอก ต้องวางกล่องข้อความลงไปเอง
ตัวอย่างจากหน่วยงานไทย: เราเปิดตรวจไฟล์ ภ.ง.ด.94 ปีภาษี 2569 จากหน้าแบบแสดงรายการของกรมสรรพากรแล้วพบว่าเป็นฟอร์มที่มีช่องกรอก ส่วนแบบฟอร์มบางตัวของสำนักงานประกันสังคมที่เราเปิดดูเป็นฟอร์มแบบแบนที่ไม่มีช่องกรอก หน้าคำถามพบบ่อยของกรมสรรพากรเองระบุว่า ถ้าพิมพ์ตัวอักษรไม่ได้และเคอร์เซอร์เป็นรูปมือ แปลว่าแบบพิมพ์นั้นยังอยู่ระหว่างจัดทำ แต่ดาวน์โหลดไปใช้แทนแบบพิมพ์กระดาษได้
กรอกฟอร์มที่มีช่องกรอก
- เปิด กรอกแบบฟอร์ม PDF แล้วเลือกไฟล์
- พิมพ์ภาษาไทยลงช่อง ติ๊กช่อง และเลือกตัวเลือก
- บันทึกเป็น PDF ที่กรอกแล้ว
ไฟล์ที่ได้จะถูก ล็อก เป็นเอกสารที่กรอกเสร็จ เพื่อให้ภาษาไทยแสดงถูกต้องทุกเครื่อง และพร้อมพิมพ์หรือส่งต่อ Apple ก็แนะนำวิธีคล้ายกันใน Preview บน Mac คือบันทึกผ่าน ไฟล์ > พิมพ์ > บันทึกเป็น PDF เพื่อไม่ให้สิ่งที่เพิ่มลงไปถูกแก้ได้อีก เก็บไฟล์ฟอร์มเปล่าไว้ ถ้าต้องแก้จะได้กรอกใหม่
พิมพ์ข้อความลงฟอร์มสแกนหรือเอกสารทั่วไป
- เปิด แก้ไข PDF แล้วเลือกไฟล์
- เลือกเครื่องมือข้อความ แตะตรงที่ต้องการ แล้วพิมพ์ภาษาไทยในช่องด้านข้าง ใช้เครื่องมือเลือกเพื่อลากย้ายให้ตรงเส้น (หนึ่งกล่องต่อหนึ่งบรรทัด)
- ใส่รูปหรือโลโก้ ไฮไลต์ ตีกรอบ หรือเขียนด้วยปากกาได้ตามต้องการ
- ดาวน์โหลดไฟล์ใหม่
ถ้าต้องเซ็นชื่อด้วย ใช้ เซ็น PDF และอ่านเรื่องลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ที่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้จริงไหม
ทำไมแก้ข้อความเดิมตรง ๆ ไม่ได้
Microsoft อธิบายว่า PDF เป็นรูปแบบไฟล์ตายตัว เก็บตำแหน่งของข้อความ รูป และเส้นบนหน้า แต่ไม่จำเป็นต้องเก็บความสัมพันธ์ระหว่างกัน แม้แต่ใน Adobe Acrobat การแก้ข้อความเดิมด้วยฟอนต์เดิมก็ต้องมีฟอนต์นั้นในเครื่อง ส่วนแอปแสดงตัวอย่างบน Mac แก้ข้อความของ PDF ไม่ได้เลย ใช้ได้แค่เครื่องมือเขียนทับ
วิธีที่ใช้ได้
- แก้ไม่กี่คำ: ใช้เครื่องมือลบด้วยสีขาวทับคำเดิม แล้วพิมพ์คำใหม่วางแทน
- แก้เยอะ: แปลงด้วย PDF เป็น Word แก้ใน Word แล้วบันทึกเป็น PDF ใหม่ Microsoft เตือนว่าไฟล์ที่แปลงอาจหน้าตาไม่เหมือนต้นฉบับทุกจุด และถ้าหน้าเป็นกราฟหรือรูปเป็นส่วนใหญ่ ทั้งหน้าอาจกลายเป็นรูปที่แก้ข้อความไม่ได้
ลบด้วยสีขาวไม่ได้ลบข้อมูลจริง
สีขาวหรือกล่องสีที่วางทับเป็นแค่การปิดไม่ให้เห็น ข้อความเดิมยังอยู่ข้างใต้และคัดลอกออกมาได้
- NSA (สำนักงานความมั่นคงแห่งชาติสหรัฐฯ) ระบุว่าการปิดข้อความด้วยกล่องสีดำได้ผลกับเอกสารกระดาษ แต่โดยทั่วไป ไม่ได้ผล กับเอกสารคอมพิวเตอร์ และเป็นความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด
- ศาล U.S. Court of Federal Claims อธิบายว่ากล่องสีดำที่วางทับแค่ซ่อนข้อมูล ใครก็คัดลอกกล่องไปวางในโปรแกรมพิมพ์เอกสารแล้วเห็นข้อความข้างใต้ได้
ถ้าข้อมูลเป็นความลับ เช่น เลขบัตรประชาชนหรือเลขบัญชี ใช้ ปิดบังข้อมูลใน PDF ซึ่งลบข้อความใต้แถบดำออกจากไฟล์จริง
หมายเหตุ
ข้อมูลในบทความนี้มาจากหน้าช่วยเหลือของ Adobe, Apple และ Microsoft, ข้อกำหนด PDF 32000-1:2008 ฉบับที่ Adobe เผยแพร่ (สำเนาใน Internet Archive), เอกสารของ NSA (สำเนาใน Internet Archive) และ U.S. Court of Federal Claims และเว็บไซต์กรมสรรพากร ที่เปิดอ่านเมื่อ 30 กันยายน 2569 ส่วนการที่ไฟล์ฟอร์มแต่ละตัวมีช่องกรอกหรือไม่ มาจากการเปิดตรวจไฟล์เองในวันเดียวกัน
